Come tenere sotto controllo i conti del tuo albergo
La guida pratica per trasformare i numeri da nemici invisibili a preziosi alleati
Premessa: il controllo non è ossessione, è consapevolezza
Molti albergatori pensano:
“Finché l’hotel è pieno e non ci sono problemi… va tutto bene.”
Ma i numeri, se non li guardi nel momento giusto, non ti aiutano. Ti sorprendono.
E quando arriva il bilancio a stagione finita, spesso è troppo tardi per correggere il tiro.
Controllare i conti non vuol dire diventare ragionieri,
vuol dire sapere dove sei, dove stai andando e se quello che stai facendo… sta funzionando davvero.
1. Cosa significa “tenere sotto controllo i conti” in un hotel?
Vuol dire avere visibilità costante su entrate, uscite, costi, margini e previsioni, in modo da:
- Prevenire imprevisti finanziari
- Leggere per tempo gli scostamenti
- Pianificare investimenti e promozioni
- Fare scelte strategiche in corsa
Non è una questione di “avere tutto sotto controllo”. È sapere cosa guardare e quando.
2. I 5 numeri che devi avere sempre sotto mano
Puoi avere mille report. Ma se non hai questi 5 dati, non stai davvero guidando il tuo hotel:
| Voce | Perché è importante |
|---|---|
| Occupazione media | Misura la performance commerciale |
| Costo del personale | La spesa più impattante |
| Food cost | Margini reali della ristorazione |
| EBITDAR | Se c’è utile o solo movimento |
| Previsione fiscale aggiornata | Per non restare sorpreso dall’F24 |
3. I 3 errori più comuni
Guardare solo il bilancio a fine anno
È come controllare la recensione di un cliente dopo che ha lasciato l’hotel: troppo tardi per correggere.
Affidarsi a file Excel scollegati
PMS, fogli di cassa, nota spese… se non dialogano, non ti dicono nulla di utile.
Ricevere i numeri, ma non capirli
Avere i dati non basta. Serve qualcuno che li legga con te, te li spieghi e li colleghi alle decisioni.
4. Come si fa davvero a tenere tutto sotto controllo?
In Hotel Care, abbiamo creato un approccio su misura:
Il Metodo CARE, che significa:
- C – Consulenza continuativa
→ Incontri regolari, lettura insieme dei numeri - A – Anticipazione del carico fiscale
→ Nessuna sorpresa, solo scelte pianificate - R – Risultato finanziario chiaro
→ Report semplificati con bilanci riclassificati - E – Empatia
→ Linguaggio semplice, niente fiscalese
Non servono 10 software. Ne bastano 1 o 2 ben configurati, con queste caratteristiche:
- Dashboard intuitive
- Dati in tempo reale
- Indicatori costruiti per il settore alberghiero
- Export facili da condividere col consulente
Con Hotel Care Suite, ad esempio, in collaborazione con Hotel Check Up, usiamo il software Hotel Check-app integrato con contabilità e report USALI.
6. Frequenza: quanto spesso devo controllare?
Confrontarsi mensilmente con un consulente non è un lusso. È l’unico modo per guidare davvero.
| Frequenza | Cosa controllare |
|---|---|
| Ogni giorno | Incassi, occupazione, cassa |
| Ogni settimana | Andamento prenotazioni, scostamento previsto |
| Ogni mese | Margini, saldi bancari, incidenza dei principali costi |
| Ogni trimestre | Scostamenti dal budget, utile prospettico |
| Ogni anno | Risultati complessivi e strategia a lungo termine |
Tempo di lettura: 5 minuti
7. Il segreto? Fare piccoli aggiustamenti, non grandi correzioni
Chi controlla ogni trimestre riesce a:
- Intervenire su un reparto che sta sforando
- Bloccare una spesa prima che diventi pericolosa
- Cambiare una strategia commerciale non efficace
- Modificare il budget senza rivoluzionare tutto
8. E se non ho tempo o testa per questi numeri?
Non devi farlo da solo.
Il tuo mestiere è accogliere. Il nostro è mettere ordine nei tuoi conti e guidarti con parole semplici.
Non serve essere esperti. Serve essere accompagnati.
Conclusione: i numeri non sono un obbligo. Sono una chiave
Tenere sotto controllo i conti del tuo hotel non è complicato, se lo fai con metodo.
E ti restituisce tempo, lucidità e margini reali.
Perché tu possa tornare a occuparti di ciò che ami: i tuoi ospiti.
Paola Saldi
Commercialista per albergatori, fondatrice di Hotel Care
“Semplifica la gestione per accogliere con passione.”
Inizia da qui: http://checkout-fiscale.paolasaldi.it
Oppure [prenota una consulenza gratuita]: vediamo insieme come mettere ordine nei tuoi numeri, senza stress.
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