Tempo di lettura: 6 minuti

Perché ogni albergatore dovrebbe imparare a controllare i suoi numeri 

Hai mai avuto la sensazione di lavorare tanto, di avere l’hotel pieno… ma alla fine dell’anno ti ritrovi a chiederti: “Dove sono finiti i miei soldi?”
È una domanda che mi fanno spesso gli albergatori con cui lavoro. E non perché non siano attenti, bravi o appassionati. Ma perché i numeri — se non vengono letti nel modo giusto, al momento giusto — rischiano di diventare solo un rumore di fondo.

Controllare i costi non è solo una questione fiscale. È un atto di cura verso la tua impresa, i tuoi collaboratori, i tuoi ospiti.
In questo articolo, ti accompagno passo passo in un percorso semplice e concreto per capire come monitorare i costi del tuo hotel, senza diventare un contabile.
Lo faccio nel modo che mi è più familiare: con un linguaggio chiaro, esempi reali e un approccio pensato per la tua realtà, quella di un albergatore indipendente. 

1. Parti da una domanda semplice: “Quanto mi costa restare aperto?” 

Ogni struttura ha una soglia di sopravvivenza. Il primo passo è sapere qual è il tuo punto di pareggio.
Cioè: quanti costi fissi hai ogni mese, indipendentemente dall’occupazione? 

Parliamo di:

• Personale fisso 
  
• Manutenzioni, leasing, mutui 
  
• Fornitori continuativi 
  
• Canoni software e piattaforme OTA 
  
• Tasse locali e imposte periodiche 
  

Questo dato ti dice quanto devi incassare solo per non andare in perdita. Da qui, puoi iniziare a ragionare sui margini, sulle promozioni, sugli investimenti. 

2. I costi non sono tutti uguali: dividili in modo utile 

Molti albergatori guardano il totale dei costi… e si spaventano.
Ma il trucco è uno solo: saperli leggere divisi per categoria e funzione. 

Le voci più importanti da tenere sotto controllo sono: 

• Costo del personale: spesso la voce più impattante. Non basta sapere quanto spendi, devi sapere in quali reparti, con che resa, con che stagionalità. 
  
• Food Cost: il ristorante o la colazione ti stanno aiutando o ti stanno prosciugando? Spesso bastano piccoli accorgimenti per salvare margini importanti. 
  
• Marketing e commissioni: quanto stai investendo in visibilità? E quanto stai pagando in commissioni OTA o portali? 
  

3. Ricavi alti non bastano: guarda i margini 

Una camera venduta a 200 € non è automaticamente redditizia.
Se per quella prenotazione hai pagato: 

• 30 € di commissioni 
  
• 25 € di pulizia 
  
• 10 € di colazione 
  
• 5 € di welcome kit 
  

...ti rimangono 130 €, lordi. E da lì partono gli altri costi.

Il consiglio: monitora il margine per tipologia di camera e canale di vendita.
Un buon gestionale alberghiero può aiutarti moltissimo, ma serve che tu lo usi come strumento strategico, non solo operativo. 

4. Controllo non è solo guardare: è monitorare con costanza 

Controllare una volta l’anno non basta. È come guardare una recensione negativa mesi dopo che l’ospite se n’è andato.

Il vero controllo si fa ogni mese o ogni trimestre, e risponde a domande come: 

• Sto guadagnando di più o di meno rispetto all’anno scorso? 
  
• Quali reparti stanno performando meglio? 
  
• Le promozioni stanno portando margini o solo volume? 
  

Il Metodo CARE che uso con gli albergatori prevede incontri periodici, analisi dei numeri riclassificati con metodo USALI, confronto sui margini e sulle decisioni da prendere.

5. Il metodo giusto per chi non è un contabile: l’USALI

Il sistema USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) è il riferimento per il controllo di gestione in hotel.
Hotel Care, in collaborazione con Hotel check Up, lo applica anche in una versione semplificata: il Mini USALI.

Cosa significa?

• Dividiamo i costi fra diretti ed indiretti 
  
• Monitoriamo gli scostamenti tra budget e realtà 
  
• Creiamo report visivi che ti aiutano a decidere, non solo a leggere 
  

Con Mini USALI, non ti limiti a “fare il bilancio”. Capisci da dove arriva il margine, e dove si disperde. 

6. Come evitare la trappola dell’F24 che ti sorprende

Uno degli errori più comuni è scoprire il carico fiscale solo quando arriva il file da pagare.
Ma a quel punto, le scelte sono già state fatte. E il problema non è pagare le tasse… è non sapere prima quanto.

Con un consulente specializzato, puoi avere previsioni trimestrali sul carico fiscale, per programmare con serenità, senza sorprese. 

7. Le 3 abitudini chiave per riprendere il controllo

1. Guarda i numeri ogni mese: anche solo 30 minuti con un report ben fatto ti danno lucidità e controllo. 
   
2. Crea un piccolo budget annuale, anche se indicativo. Ti dà una rotta da seguire e ti aiuta a capire dove stai andando. 
   
3. Fatti accompagnare da chi parla la tua lingua: non un commercialista generico, ma un consulente specializzato in hotel, che capisce i tuoi flussi, la stagionalità, le scelte operative. 
   

8. Cosa succede quando controlli davvero i costi?

Ti racconto il caso di Gianluigi, albergatore in una struttura termale aperta tutto l’anno. Prima di usare il Metodo CARE, viveva tra scadenze e incertezze. Non sapeva con chiarezza quanto guadagnava, e ogni nuova spesa era un salto nel buio. 

Dopo pochi mesi con un bilancio riclassificato, un budget operativo mensile e report comprensibili, ha:

• Migliorato la redditività senza aumentare i prezzi 
  
• Evitato sorprese fiscali 
  
• Investito con maggiore lucidità 
  
• Dormito meglio (non è una battuta) 
  

I numeri non sono solo numeri. Sono strumenti di serenità. 

9. Non è questione di Excel, ma di metodo (e relazioni)

Controllare i costi non significa “fare i conti”.
Significa costruire un’abitudine, scegliere le giuste metriche, interpretare i dati insieme a qualcuno che ti guida.
In Hotel Care, lo facciamo ogni giorno: con consulenza continuativa, linguaggio semplice e metodo strutturato. 

Conclusione: meno caos, più controllo

Controllare i costi non è un lusso da hotel 5 stelle. È la base per qualunque albergatore che voglia vivere il suo lavoro con più serenità, visione e redditività.

Se oggi ti senti sommerso dai numeri, sappi che non sei solo. E soprattutto: non devi diventare un esperto contabile per prendere decisioni migliori. 

Inizia con l’ebook gratuito “Check-out fiscale”
Oppure prenota una consulenza gratuita: ti spieghiamo tutto con parole semplici.

Perché anche tu meriti numeri chiari, margini certi e notti tranquille.

Paola Saldi
Commercialista per albergatori, fondatrice di Hotel Care
“Semplifica la gestione per accogliere con passione.” 

Inizia da qui: Scarica l’ebook gratuito “Check-out fiscale”
Oppure [prenota una consulenza gratuita]: analizziamo insieme le tue spese, con parole semplici e numeri concreti.